Come firmare digitalmente un documento

DOTAZIONE HARDWARE E SOFTWARE

Per firmare digitalmente un documento è necessario avere una semplice dotazione hardware e software:

• smart card o dispositivo USB con certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Certificatore accreditato (vedi elenco sul sito DigitPA).
  Il sistema camerale rilascia esclusivamente certificati qualificati emessi da Certificatore accreditato.
• lettore di smart card .
• software di firma digitale, ad esempio Firma4NG, scaricabile gratuitamente dal sito id.infocamere.it .

Se il firmatario è dotato di Token USB non deve installare il lettore e il software di firma.

CARATTERISTICHE DEL DOCUMENTO DA FIRMARE DIGITALMENTE

Il documento informatico da firmare digitalmente deve essere redatto in un formato statico (es. PDF/A studiato appositamente per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici).
In pratica non deve contenere al suo interno "macroistruzioni" o "codici eseguibili" che possano modificare  i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati.

Ad esempio, i documenti nei formati più diffusi come .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office),  non sono idonei per essere firmati digitalmente in quanto sono modificabili anche dopo la sottoscrizione (quindi anche con l'estensione .p7m).

Pertanto,  tutti i documenti redatti in formato diverso dallo standard PDF/A devono essere convertiti.

COME CONVERTIRE UN DOCUMENTO NEL FORMATO PDF/A

Chi utilizza il software LibreOffice (scaricabile dal sito http://it.libreoffice.org ) può convertire il documento con la funzione "Esporta PDF " (File - Esporta pdf - selezionare "PDF/A-1a").

Anche le ultime versioni di Microsoft Office consentono la conversione in PDF/A tramite la funzione Esporta - PDF - Opzioni: formato ISO PDF/A.

Se invece si utilizzano altri software è necessario dotarsi di uno strumento di conversione come Pdf Creator scaricabile gratuitamente dal sito  http://www.pdfforge.org.

Dopo l'installazione del programma, nell'elenco stampanti sarà aggiunta una nuova stampante virtuale"PDF Creator".

Per convertire il documento sarà sufficiente stampare selezionando la stampante PDF Creator (azioni da eseguire: File - Stampa - scegliere PDF Creator - ok).

Comparirà la seguente schermata:

• Selezionare Options e sarà visualizzata la schermata sotto indicata.

. 

• Cliccare dal menu Program a sinistra, l'opzione Save.
• Nel campo "Standard save format" selezionare il formato PDF/A-1b.
  In questo modo, tutte le volte che si utilizzerà PDF Creator, il formato di default per la conversione sarà il PDF/A.
• Save per salvare la configurazione

Automaticamente si ritorna nella schermata precedente:

• cliccare Save
• selezionare la cartella di salvataggio e il nome del file.

UTILIZZO DEL SOFTWARE DI FIRMA FIRMA4NG

Dopo la conversione del documento nel formato PDF/A, per firmarlo digitalmente attenersi alle seguenti istruzioni:

• verificare che la smart card sia correttamente inserita nel lettore (chip rivolto verso l'alto);
• cliccare "Firma" ;
• selezionare il file  *.pdf da firmare;
• scegliere dal menu a tendina la tipologia di firma "Busta crittografica p7m - Cades" -
• Inserire PIN della smart card;
• cliccare "Avanti" (N.B.: se non si modifica la destinazione nell'apposito campo, viene creato il file firmato con estensione *.p7m nella stessa cartella in cui è salvato file originale in formato pdf);
• Attendere il messaggio: "Operazione conclusa".

ALTRI FORMATI DI FIRMA DIGITALE:  LA FIRMA PDF (FORMATO PADES)

L'art. 21 della Deliberazione del CNIPA n. 45 del 21/05/2009 ammette l'utilizzo di  formati di firma diversi dallo standard ".p7m" (formato CADES): uno di questi formati alternativi è la cosiddetta firma PDF (formato PADES).

Questa tipologia di firma permette di aprire e verificare il file firmato anche con Adobe Reader (dalla versione 9 in poi), senza la necessità di installare il software di firma.

Il formato PADES non è accettato per la firma di atti e documenti da depositare al Registro delle Imprese, pertanto è consigliato utilizzare la firma digitale PDF solamente se l'Ente ha espressamente dichiarato di accettare questa tipologia di firma, facendone menzione nei procedimenti amministrativi in cui si applica e nel proprio sito web.