Dal 2 marzo 2020 obbligo di utilizzo della firma digitale - Non più consentito l'utilizzo della c.d. procura speciale

Nell'ambito dei processi di digitalizzazione e semplificazioni dei procedimenti amministrativi, si informa che a partire dal 2 marzo 2020, l'Ufficio del Registro delle Imprese non ammetterà più l’utilizzo della c.d. “procura speciale” a favore di altro soggetto delegato, firmata su carta con firma autografa dal soggetto obbligato (cui è inoltre aggiunta la copia del documento di identità personale del delegante).

Dalla precitata data, l’Ufficio accetterà esclusivamente l’uso della firma digitale ai fini della presentazione di domande/istanze/denunce al Registro delle Imprese/REA.
Gli intermediari incaricati (quali ad esempio professionisti, associazioni di categoria) potranno continuare a svolgere le attività di predisposizione operativa e invio delle pratiche telematiche che dovranno però contenere la firma digitale del soggetto obbligato all'adempimento sulla base delle previsioni di legge (codice civile in primis).

Continueranno ad essere inoltre accettate le pratiche che i professionisti hanno il potere di firmare digitalmente in base a specifiche previsioni di legge (come per gli iscritti alla sezione A dell'Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili, muniti di firma digitale, incaricati dai legali rappresentanti della società, modalità prevista e disciplinata dall'art. 31 della legge 340/2000, ai commi 2-quater e 2-quinquies) anche sulla base dei più recenti orientamenti ministeriali (Nota MISE del 09/10/2019 - Esclusione dei professionisti, diversi da quelli iscritti nella sezione A dell'Albo dei dottori commercialisti, dalla presentazione dei modelli di iscrizione al Registro delle Imprese).

La modalità di presentazione delle pratiche al Registro delle Imprese va peraltro allineata all'evoluzione digitale che sta vivendo il nostro Paese. A tale riguardo il programma governativo (Piano 2019-2021) elaborato dall'AGID - Agenzia per l'Italia digitale prevede - con il Piano Triennale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione - sancisce il principio del “digital identity only”, che per quanto concerne gli imprenditori ha il proprio fondamento in specifiche norme di legge che prevedono l’utilizzo dello strumento di firma digitale.

Si ricorda che anche il Ministero dello Sviluppo Economico ha più volte chiarito che la pratica di Comunicazione Unica è una collezione del file che contiene adempimenti pubblicitari rivolti a pubbliche amministrazioni diverse, "da sottoscrivere digitalmente, a cura del soggetto obbligato o legittimato all'adempimento in base alla disciplina di settore." (Circolare MISE 3633 del 26 aprile 2010 prot. 36379) e, nel caso della modulistica Registro Imprese detta disciplina è rinvenibile nelle norme del codice civile, nonché in norme speciali, quale l'art. 31 delle Legge n. 340 del 2000.

Si evidenzia poi che la necessità di accettare esclusivamente la firma digitale del soggetto interessato (titolare, amministratore, sindaco ecc.) o del professionista incaricato (nei casi previsti dalla legge) risponde all'esigenza di assicurare certezza assoluta sull'identità del soggetto tenuto all'adempimento, anche in considerazione della diffusione sempre più massiccia dei dispositivi di firma digitale e delle nuove competenze della Camera di Commercio a supporto dei processi di digitalizzazione del sistema delle imprese sul territorio.

Ulteriori vantaggi si riscontrano in termini di razionalizzazione, semplificazione e rapidità di lavorazione delle pratiche e della qualità dei dati (si elimina il passaggio della predisposizione della procura speciale la scansione e trasformazione in formato pdf/a e allegazione alla pratica della stessa oltrechè del documento di identità valido del delegante) portano ad una più agevole istruttoria con riduzione delle "pratiche sospese per irregolarità" e più rapido aggiornamento dei dati in visura.

A partire dal 2 marzo 2020 pertanto, ai fini della presentazione di pratiche al Registro delle Imprese/REA, i soggetti obbligati e/o legittimati dovranno munirsi di dispositivo di firma digitale qualora già non l'avessero.
A decorrere da tale nuova data l'utilizzo della procura speciale, comporterà la sospensione della pratica e, nel caso di mancata regolarizzazione nei termini assegnati, il respingimento della stessa.

Si raccomanda quindi agli imprenditori di acquisire in tempo utile un dispositivo di firma digitale, e in ogni caso di verificarne il corretto funzionamento. A tal proposito è possibile reperire informazioni alla seguente pagina web http://www.fe.camcom.it/servizinnovativi/carta-nazionale-dei-servizi.

Per quanto riguarda le indicazioni operative per la predisposizione delle istanze si rimanda alla consultazione dell'apposito nuovo strumento SARI - Supporto Specialistico online del Registro Imprese disponibile alla seguente pagina https://supportospecialisticori.infocamere.it/sariWeb/fe.